Vorleistung: der Ablauf für den Vertrieb

1Der Lead sagt Ja zum Film

1. Am Telefon: SalesSuite, Deals, Pipeline „Vorleistungs-Akquise“. Deal auf „Vorleistung zugesagt“ ziehen, auch ohne festen Termin. Kein Deal da: in dieser Pipeline anlegen.
2. Am Kontakt muss die Website stehen. Ohne Website wird kein Film gebaut.
3. Notiz am Deal: „Erklärfilm: Neukunden“ (oder Mitarbeiter, Digitalisierung, KI). Ohne Thema entsteht ein Standardfilm.
4. Feld „Vorleistung“ am Deal: Erklärfilm oder leer lassen. Antworten auf deine Fragen als Notiz am Deal.
5. Per Mail: nichts tun. Das System legt den Deal auf „Vorleistung zugesagt“ und teilt ihn Joel oder Simone zu. Im Kanal steht „Film zugesagt per Mail“. Bis zum fertigen Film nicht anrufen, der Lead bekommt nichts.

2Vito baut den Film

Mo bis Fr, 8 bis 19 Uhr, etwa 15 Minuten je Film. Ja am Abend oder Wochenende: nächster Werktag. Der Deal steht so lange in „In Arbeit“ (setzt das System). Der Film trägt das Zeichen „BEG Entwurf“ oben rechts und als zarte Diagonale im Bild, das ist gewollt.

3Meldung in #vertrieb-vorleistung: prüfen und senden

1. Slack öffnen, links #vertrieb-vorleistung. Meldungen für dich nennen dich mit @. Zuständig ist, wer in SalesSuite im Kontaktfeld „Für Kontakt zuständiger Mitarbeiter“ steht. Ist niemand zuständig, wird Simon markiert und teilt zu.
2. Meldung „Hier ist die Mail mit dem Film-Entwurf, bitte kurz ansehen und senden.“: auf den Film-Link klicken, kurz reinschauen. Richtiger Betrieb, richtiges Logo, nichts Peinliches?
3. Mailtext lesen: Anrede, Firma, drei Termine bei Simon, dein Name als Ansprechpartner (keine Telefonnummer).
4. Passt alles: Senden. Die Knöpfe verschwinden, das System setzt „Versendet mit Terminvorschlag“.
5. Vorher etwas ändern: Text ändern und senden, im Fenster ändern, unten Senden.
6. Nur bei grobem Fehler (falscher Betrieb, falsches Logo, Peinliches): Film unpassend, ein Satz, Melden. Nichts geht raus, Mien bekommt die Meldung, der Film kommt neu gebaut wieder.
7. Telefon-Lead: „Senden“ legt den Text als Notiz an den Deal. In Outlook neue Mail an den Lead, Betreff „Ihr Erklärfilm-Entwurf, Firma“, Text aus der Notiz einfügen, senden. Noch kein Termin: vorher über „Text ändern und senden“ zwei Termine mit Simon einsetzen.

4Nachfassen

„Wir hatten Ihnen den Entwurf für Ihren Erklärfilm geschickt. Konnten Sie schon reinschauen? Wie hat er Ihnen gefallen?“

Will er den Film ohne Zeichen: „Das Zeichen bleibt drauf, bis wir die finale Fassung gemeinsam abgestimmt haben, so wissen wir intern immer, welche Datei die endgültige ist.“

5Termin

• Lead wählt per Mail einen Termin: Meldung „… wählt per Mail …“ an dich, mit der fertigen Bestätigung. Termin bestätigen trägt den Termin bei Simon ein, sendet die Bestätigung im Mailverlauf und setzt „Termin vereinbart“. Schon telefoniert oder anders vereinbart: Anders geklärt, dann geht nichts raus.
• Am Telefon vereinbart: Einladung aus Simons Kalender schicken, Deal auf „Termin vereinbart“ ziehen. Das reicht als Bestätigung.
• Danach wandert der Deal von selbst in den Neukunden-Funnel, Phase „Salescall“. Im Kanal steht „Simon übernimmt den Termin“.
• Gewählter Termin belegt oder eigener Zeitwunsch nicht frei: Meldung „Bitte anrufen und klären“, es geht nichts automatisch raus.
• Bestätigten Termin verschoben: Simon oder du ändert ihn im Kalender, der Deal bleibt in „Salescall“. Nicht erschienen: Simon setzt „Nicht erschienen Salescall“.

6Die Sperre: „Nicht gesendet“

Vor jeder Mail an den Lead (Film-Mail, Terminbestätigung) prüft das System SalesSuite und Simons Kalender. Steht der Deal schon auf „Termin vereinbart“ oder „Kein Interesse“, im Neukunden-Funnel in „Salescall“ oder später, oder gibt es mit der Firma schon einen Termin im Kalender, geht nichts raus. Im Kanal steht dann „Nicht gesendet: Grund. Bitte klären“.

Beispiel: Joel hat am Telefon Montag ausgemacht, per Mail wählt der Lead Mittwoch. Die Mail-Bestätigung geht nicht raus. Klären, in SalesSuite die richtige Phase setzen, bei der offenen Terminwahl „Anders geklärt“.

7Kein Interesse

Sagt der Lead ab: Deal auf „Kein Interesse“. Im Kanal kommt eine kurze Meldung, sonst passiert nichts.

• Anrufliste: SalesSuite, Filter auf Notiz 5, „Hutt Film“ oder „Lerche Film“
• Einwände melden: akademie.beg-lab.com/vertrieb
• Übersicht fürs Team: vertrieb-montag.beg-lab.com